Datenschutzhinweise für die Nutzung des Online-Bewerbungsportals von Alnatura

 

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses über unser Online-Bewerbungsportal (nachfolgend auch das „Bewerbungsportal“ genannt) erheben wir Daten über Ihre Person, die Sie uns zukommen lassen. Im Umgang mit Ihren Daten halten wir uns an die gesetzlichen Vorgaben und informieren Sie nachfolgend durch diese „Datenschutzhinweise für die Nutzung des Online-Bewerbungsportals“ über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unseres Online-Bewerbungsportals.

Im Falle einer nur informatorischen Nutzung unserer Website sowie im Hinblick auf den Einsatz von Analyse- und Marketingtools, Cookies und vergleichbarer Technologien im Website-Bereich des Online-Bewerbungsportals verweisen wir auf die „Allgemeinen Datenschutzhinweise“ unserer Website, durch die wir Sie hierüber umfassend informieren.

Im Zuge der Weiterentwicklung unserer Website und der Implementierung neuer Technologien, um unseren Service für Sie zu verbessern, können Änderungen dieser Datenschutzhinweise erforderlich werden. Die aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Internetseite. Wir empfehlen Ihnen daher, unsere Datenschutzhinweise von Zeit zu Zeit erneut durchzulesen.

 

Ansprechpartner

Verantwortlich für die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess und Ansprechpartner in Sachen Datenschutz ist

 

die

Alnatura Produktions- und Handels GmbH

Mahatma-Gandhi-Straße 7

64295 Darmstadt

Deutschland

bewerbungsinfo@alnatura.de

(in diesen Datenschutzhinweisen auch „Alnatura“ genannt)

 

Bei Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem Alnatura Online-Bewerbungsportal können Sie sich jederzeit auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Sie erreichen ihn (Stichwort: „z.Hd. Datenschutzbeauftragter“) bzw.  die Ansprechpartner*innen auch per E-Mail unter datenschutz@alnatura.de. 

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei Nutzung dieser E-Mail-Adresse die Inhalte nicht ausschließlich von unserem Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis genommen werden. Wenn Sie vertrauliche Informationen austauschen möchten, bitten wir Sie daher zunächst über diese E-Mail-Adresse um direkte Kontaktaufnahme.

 

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung des Bewerbungsportals

Personenbezogene Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitimierte Zwecke verarbeitet werden. Bei einer Bewerbung über unser Bewerbungsportal werden Ihre angegebenen personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung unseres Bewerbungsverfahrens verarbeitet.

Ihre Bewerberdaten, die Sie in die auf dem Bewerbungsportal vorhandenen Datenfelder eintragen und über das Anklicken des hierfür vorgesehenen Buttons an Alnatura übersenden oder die in Dokumenten enthalten sind, die Sie über das Bewerbungsportal hochladen und über das Anklicken des hierfür vorgesehenen Buttons an Alnatura übersenden (in der Regel Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Daten zu Ihrer Qualifikation, Berufserfahrung und Ausbildung, ggf. Hobbies und Freizeitbeschäftigungen, ggf. Lichtbild, ggf. interne Aufzeichnungen aus Vorstellungsgesprächen mit Ihnen), werden wir daher nur zum Zweck der Abwicklung Ihres Bewerbungsverfahrens verwenden.

Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für einen möglichen Vertragsabschluss mit uns erforderlich. Sie sind nicht gesetzlich oder vertraglich dazu verpflichtet, uns Ihre Daten zu übermitteln. Da wir bei unserem Bewerbungsverfahren jedoch Angaben zu Ihrer Person benötigen, ist die mögliche Folge einer Nichtbereitstellung, dass wir Ihre Bewerbung bei uns nicht hinreichend berücksichtigen können.

 

Bearbeitung Ihrer Bewerbung bei Alnatura

Ihre Daten und die zur Verfügung gestellten Dokumente werden von Alnatura für den Bewerbungsprozess in einer internen Bewerberdatenbank gespeichert. Zugriff auf diese Datenbank haben diejenigen Mitarbeitenden von Alnatura, die notwendigerweise in den Besetzungsprozess eingebunden sind.

Sofern Sie die Möglichkeit einer Reisekostenerstattung für die Fahrt zu einem Vorstellungsgespräch wahrnehmen möchten, benötigen wir Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Bankverbindung, um die Reisekostenerstattung bearbeiten zu können. Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO i.V.m § 670 BGB.

 

An wen übermittelt Alnatura meine Daten?

Im Rahmen der Verarbeitung werden Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an andere Empfänger außer uns übermitteilt.

Ihre personenbezogenen Daten werden nur denjenigen Mitarbeitenden von Alnatura zugänglich gemacht, die aufgrund Ihrer Position und Aufgabe bei Alnatura notwendigerweise in den Bewerbungsprozess mit eingebunden sind, also insbesondere die Mitarbeitenden aus dem Bereich Mitarbeitergewinnung und den Entscheidenden in der jeweiligen Fachabteilung.

In bestimmten Fällen müssen wir einen Teil Ihrer Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten, an Stellen und Personen außerhalb unseres Unternehmens weitergeben.

Wir geben die Daten an folgende Empfänger bzw. Gruppen von Empfängern weiter:

Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig werden, verarbeiten teilweise Daten für uns. Sofern dies der Fall ist, schließen wir mit dem Dienstleister einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag ab, durch den wir den Dienstleister verpflichten, die Verarbeitung der Daten sorgfältig und nach unseren Weisungen vorzunehmen. Hierdurch verarbeiten die Dienstleister die Daten nach unseren Vorgaben und in unserem Auftrag:

Unser Personalmanagement-Dienstleister rexx systems GmbH, Süderstraße 77, 20097 Hamburg hat zum Zwecke des technischen Supports des Systems (Wartung, Pflege) theoretisch die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten einzusehen. Dieser ist durch Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages zur Wahrung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet.

 

Wir nehmen in verschiedenen Zusammenhängen den Dienst Microsoft Teams („MS Teams“) des Anbieters Microsoft Ireland Operations Limited, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland („Microsoft“) in Anspruch, der als Desktop, Web- und Mobile-App zur Verfügung steht. Microsoft bietet eine Plattform an, auf der per Video und/oder Audio kommuniziert werden und an Online-Konferenzen teilgenommen werden kann.

 

Wir nutzen den Dienst MS Teams für das Führen virtueller Erstgespräche. Hierfür erhalten Sie einen Link zu einer Microsoft Teams Besprechung. Neben der Angabe Ihres Namens und Ihrer E-Mailadresse werden im Rahmen des Bewerbungsgesprächs Kamera und Mikrofon angeschaltet.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO an der Durchführung von Videointerviews zur effizienten Durchführung von Bewerbungsgesprächen durch den Verzicht auf Anreisen.

 

Weiterhin verwenden wir Microsoft Teams für die Veranstaltung unseres virtuellen „After Work Austausches“. Interessierte haben in diesem Kontext die Möglichkeit, sich über die Einstiegsmöglichkeiten und den Arbeitsalltag bei uns zu informieren und sich mit Ansprechpersonen der jeweiligen Teams auszutauschen. Nachdem Sie sich per E-Mail zu einer solchen Veranstaltung angemeldet haben, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zu einer Microsoft Teams Besprechung. Sie können Ihre Kamera deaktivieren und einen alternativen Namen verwenden. Die Teilnahmedaten, die Sie uns im Zuge der Anmeldung zur Veranstaltung angegeben haben (Name und E-Mail-Adresse) werden von Alnatura vertraulich und nach den geltenden Datenschutzrichtlinien verarbeitet und ausschließlich für die Teilnahmebenachrichtigung, die Abwicklung der Veranstaltung und für den Fall notwendiger Rückfragen verwendet. Nach der Veranstaltung werden diese Daten unmittelbar gelöscht.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zur Durchführung des „After Work Austausch“ ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

 

Darüber hinaus gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Microsoft und Microsoft Teams. Wir haben mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. 

 

Während der MS Teams-Veranstaltungen werden unter Umständen folgende Daten verarbeitet:

Angaben zur teilnehmenden Person (ggf. Anzeigename, Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt zur Authentifizierung), Profilbild); Metadaten (Thema und Beschreibung des Meetings, Ihre IP-Adresse, Telefonnummer, Art Ihres Geräts/der Software, Zeitpunkt Ihrer letzten Aktivität auf Teams, Anzahl Ihrer Chat- und Kanalnachrichten sowie Ihrer teilgenommenen Besprechungen, Dauer der Zeit für Ihre Audio-, Video- und Bildschirmfreigabe); bei Chat-, oder Kanalnachrichtennutzung: Textdaten zur Anzeige und ggf. Protokollierung; Aufnahmedaten des Mikrofons und der Kamera; bei Telefonnutzung: eingehende und ausgehende Rufnummern, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. weitere Verbindungsdaten, wie die IP-Adresse des Geräts.

Zur Teilnahme an einem Meeting müssen zumindest Angaben zu Ihrem Namen und – im Falle einer Telefonnutzung – zu Ihrer Telefonnummer gemacht werden. Wir zeichnen keine Bild- und/oder Tondaten dieser Meetings auf.

Microsoft erhält im Rahmen der Auftragsverarbeitung möglicherweise Kenntnis von den oben genannten Daten, um diese zu verarbeiten. Der gesamte Datenverkehr erfolgt verschlüsselt (MTLS, TLS oder SRTP) und die verschlüsselte Datenspeicherung findet grundsätzlich auf Servern im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. Soweit möglich, aktivieren wir zudem eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Für den Fall, dass Daten dennoch in den USA verarbeitet werden, haben Microsoft Ireland Operations Limited und Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA, EU-Standardvertragsklauseln, Modul 3, abgeschlossen und zusätzliche Maßnahmen ergriffen.

 

Für die Terminabstimmung und -vergabe von Erstgesprächen im Bewerbungsverfahren nutzen wir den Dienst Microsoft Bookings („MS Bookings“) des Anbieters Microsoft. Bei der Nutzung des Dienstes verarbeiten wir zusätzlich zu den in der Terminbuchung von Ihnen angegebenen Informationen Ihren Anzeigenamen, Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihre Telefonnummer, die bevorzugte Sprache, sowie Datum, Uhrzeit der Nutzung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f) DSGVO und unser berechtigtes Interesse am Angebot und der Durchführung einer nutzerfreundlichen und effizienten Terminbuchungsmöglichkeit.

 

Zum Zweck der Terminbuchung geben Sie die abgefragten Daten und den Wunschtermin in die dafür vorgesehene Maske ein. Verpflichtend ist die Angabe Ihrer E-Mailadresse sowie Ihres Vor- und Nachnamens. Weitere Angaben sind freiwillig. Die eingegebenen Daten werden für die Planung, Durchführung und ggf. für die Nachbereitung des Termins verwendet. Ihre Eingaben im Terminvereinbarungs-Formular werden an Microsoft übertragen und auf den Servern von Microsoft Bookings gespeichert. Microsoft behält sich vor, die Daten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Insoweit agiert Microsoft als eigener Datenverantwortlicher.  

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät im Sinne des TTDSG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Soweit Microsoft auf der Buchungsseite Cookies einsetzt, können Sie Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und diese nur im Einzelfall erlauben, die Annahme technisch nicht erforderlicher Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste.

 

Wie lange speichert Alnatura meine personenbezogenen Daten?

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die damit verbundene, oben aufgeführte, Zwecksetzung erforderlich ist, sowie übergangsweise soweit dies zur Einhaltung der Verpflichtung zur Datenaufbewahrung nach geltendem Recht erforderlich oder gesetzlich zulässig ist.

 

Sofern das Bewerbungsverfahren erfolgreich abgewickelt ist, und Sie im Bewerbungsverfahren einen finalen Status (abgelehnt/eingestellt) erreicht haben, werden Ihre Bewerberdaten spätestens nach 6 Monaten anonymisiert.

Sofern Ihre Bewerbung keinen Erfolg hat, speichern wir Ihre Daten und Dokumente in der Regel für 3 Monate, maximal bis zu sechs Monate nach Versendung eines Absageschreibens, sofern nicht eine längere Speicherung aus rechtlichen Gründen oder gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist. Danach werden Ihre Daten und Dokumente automatisch gelöscht. Die Speicherung dient insbesondere dazu, etwaig nachfolgend auftretende Probleme und Fragestellungen zu lösen bzw. zu beantworten.

Ggfs. besteht auch aus anderen Gründen die Berechtigung Ihre Daten weiter aufzubewahren. Dies ist z.B. der Fall, wenn Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool gegeben haben.

Sofern Ihre Bewerbung erfolgreich ist, überführen wir die für die Begründung des Arbeitsverhältnisses erforderlichen Daten aus dem Online-Bewerbungssystem in unser Personalinformationssystem.

 

Bewerberpool

Falls Alnatura Ihnen im aktuellen Bewerbungsverfahren keine Stelle anbieten kann, Sie jedoch weiterhin Interesse an einer Stelle bei Alnatura haben, können wir Ihre Unterlagen online in einem Bewerberpool hinterlegen. Ihre Einwilligung zu diesem Verfahren können Sie uns zu gegebenem Zeitpunkt über den mitgeteilten Bestätigungslink, alternativ per E-Mail an bewerbungsinfo@alnatura.de zukommen lassen. Alnatura speichert Ihre Daten und Dokumente im Bewerberpool grundsätzlich für ein Jahr ab Erteilung Ihrer Einwilligung. Danach werden Ihre Daten und Dokumente automatisch gelöscht. Die Speicherdauer kann sich verlängern, wenn wir Ihre Unterlagen zwischenzeitlich im Zusammenhang mit einer Vakanz prüfen oder berücksichtigen. In diesem Fall löschen wir Ihre Daten und Dokumente spätestens zum Jahresende.

Wünschen Sie bereits vorher die Löschung Ihrer Daten und Unterlagen, schicken Sie uns eine kurze, entsprechende E-Mail an bewerbungsinfo@alnatura.de. 

Sie können die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Weitere Informationen hierzu finden Sie nachfolgend unter dem Punkt „Ihre Rechte“.

 

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten persönlichen Daten (Art. 15 DSGVO). Sollten Daten über Ihre Person falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen (Art. 16 DSGVO). Sie haben außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Maßgabe von Art. 17 bzw. 18 DSGVO zu verlangen. Soweit letzteres der Fall ist, werden Ihre hiervon betroffenen personenbezogenen Daten nach Ablauf der anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht. Schließlich haben Sie auch das Recht, eine elektronische Kopie der von Ihnen im Rahmen der Nutzung des Alnatura Bewerbungsportals zur Verfügung gestellten Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO).

 

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (insbesondere zur Speicherung dieser Daten in unserem Bewerberpool gemäß dem obigen Abschnitt „Bewerberpool“) erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu können Sie jederzeit eine kurze entsprechende E-Mail an bewerbungsinfo@alnatura.de schicken. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Alnatura (bzw. durch Dritte, denen Alnatura Ihre Daten zulässigerweise zugänglich gemacht hat) wird bis zum Zeitpunkt des Zugangs Ihres Widerrufs hiervon nicht berührt.

Widerspruchsrecht

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeiten, haben Sie nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

 

Schließlich haben Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, wenn Sie der Ansicht sind, dass eine Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzgesetze verstößt. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Hessen ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Der Hessische Datenschutzbeauftragte, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, Deutschland.

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder wenn Sie allgemein Fragen zum Datenschutz rund um das Alnatura Bewerbungsportal haben, können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte per Post oder per E-Mail unter datenschutz@alnatura.de wenden.

 

Datensicherheit

Wir unterhalten aktuelle technische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit, insbesondere zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor Gefahren bei Datenübertragungen sowie vor Kenntniserlangung durch Dritte. Diese werden dem aktuellen Stand der Technik entsprechend jeweils angepasst.

 

 

Stand: April 2025